¿Cuándo una comunidad puede hacer auditorías?

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Las auditorías a los condominios buscan explicar y analizar los movimientos de efectivo en un determinado período de tiempo, demostrando con exactitud la veracidad de la información, mediante un análisis metódico de la información proporcionada por el cliente.

En la vida en comunidad existen roces y problemas que pueden afectar la convivencia. Sobre todo cuando se administra dinero de terceros, hay gastos, mantenciones y un sinfín de situaciones que, si no están claras, son potenciales focos de conflicto.

Daniel Zeltzer, Gerente General de Becza, define las auditorías como el “análisis financiero, principalmente de los ingresos y egresos monetarios de una comunidad”.

Para lograr esto, las auditorías se basan fundamentalmente en una revisión de la documentación que respalda los ingresos y egresos correspondientes a un período dado, incluyendo además el análisis bancario que permita conciliar los cargos del banco con los documentos de egreso correspondientes.

Auditorías contables

Juan Carlos Ortúzar, socio de Administradora e Inversiones Ltda., dice que “generalmente las auditorías se efectúan a la parte contable. También las comunidades deberían tener presente que la parte administrativa debe auditarse, ya que algunos administradores mantienen silencio cuando son multados o cuando mantienen facturas impagas”.

“Sólo después de un par de años comienzan a llegar cobranzas judiciales o de la Tesorería General De La República, por faltas que se incurrieron, es decir multas impagas de las que la comunidad nunca se enteró”.

¿En qué circunstancias se hacen auditorías a una comunidad?

Daniel Zeltzer indica que “en cualquier momento que lo decida la Asamblea o el Comité de Administración o a iniciativa de la misma Administración y sirve para detectar distintas fallas en el procesos administrativos de las comunidades”.

Por otro lado, Juan Carlos Ortúzar afirma que “el concepto de auditoría ha tenido mala connotación, pero un auditor, aparte de revisar cifras u otros documentos, ha de acercarse a quien se está auditando, a fin de aclarar las dudas respecto al tema que pueda presentar inconsistencias.

“La idea es aclarar los temas lo más posible, por lo menos es lo que hacemos cuando nos contratan para ese servicio. Es sano y puede significar una mejora en sus procesos de administración”, agrega.

Mi Conserje.cl  consultó a expertos con qué frecuencia se deben realizar auditorías y quiénes pueden solicitarlas.

Para Zeltzer para auditorías “es recomendable hacerla una vez al año. Por regla general, se solicitan en las Asambleas de Copropietarios, pero eso no obsta a que cualquier residente la solicite al Comité, quienes son los encargados de autorizarla”.

En cuanto a quiénes pueden solicitar una auditoría Ortúzar señala que “si la moción se presenta, la asamblea puede acordarlo y el comité deberá contratar el servicio, sin embargo, el comité de administración como representante de la asamblea también podría contratarla”.

¿Cuánto pueden demorar las auditorías?

Daniel Zeltzer estima que depende de los años a auditar. Ortúzar indica que “es relativo, y dependerá de lo que se desee auditar, si será aleatoria o documento a documento, si será contable y/o administrativa, de la documentación con que se cuente”.

“Las auditorías completa de un año se terminan en tres meses aproximadamente, lo que hace acortar los tiempos será la calidad de información que se posea. Por ejemplo, si la comunidad tiene el servicio de miconserje, en el cual existe una parte contable, es un gran avance dado que se coteja lo ingresado versus los documentos físicos”, señala.

De esta forma, las auditorías pueden resolver dudas o incluso el desconocimiento por parte de los residentes de la distribución de los dineros y además arroja un Balance Contable.

Así se pueden evitar malos ratos y acusaciones al administrador. La auditoría puede determinar responsabilidades y acciones.

Como consejo, Juan Carlos Ortúzar indica que “lo ideal es llevarla a cabo cuando existe cambio de administrador, cambio de integrantes de comité, y aunque eso no ocurriese, al menos debería efectuarse una vez cada dos años”.